浅谈如何提高人防行政许可案卷质量
来源：漳州市人民防空办公室
时间：2012-11-20 11:05
（漳州市人民防空办公室 陈加生）
为进一步规范行政行为，提高行政执法案件办理质量和水平，近年来，漳州市人防办严格按照统一标准、公开公平、注重实效和查、改、评相结合的原则，连续三年对11个县（市、区）人防部门的行政执法案卷进行认真评查， 取得了一定成效，提高了人防系统依法行政水平。当然，从案卷评查中，也发现了不少问题尤其是行政许可案卷，笔者结合工作实际，就如何提高人防行政许可案卷质量，谈几点认识。
一、存在的主要问题
一是收件不齐全、不规范。有的人防部门行政许可案卷存在缺少申请人营业执照复印件、行政许可申请材料书面收件清单，复印件没有加盖“与原件核对无误”印章，没有申请人或代理人的签字确认和收件通知书没有文号等问题。
二是受理不规范。有的行政许可案卷没有受理通知书，部分受理通知书存在没有文号、法律依据不明确、内容不符合《行政许可法》有关规定等问题。
三是审查不规范。有的行政许可案卷存在缺少对申请材料审查的书面文书和没有依法上报上级行政机关决定的行政许可等问题。
四是准予许可决定书不规范。有的行政许可案卷没有准予行政许可决定书，部分准予行政许可决定书名称不统一（如办结决定书、行政许可决定书等），要素不齐全，该文书缺少相应的文号、行政机关名称、申请单位地址，项目名称、法律依据、日期等，甚至有些决定书中根本没有准予或不准予的明确表示。
五是法律依据不规范。有的行政许可案卷没有人防“结建”审批的法律依据，部分人防审批的法律依据存在不齐全、不明确和依据错误等问题。
六是送达不规范。有的行政许可案卷没有送达文书，部分送达文书要素不齐全，填写不规范，如：送达文书名称填写不规范，没有受送达人、送达人、日期、送达地点和送达文书名称等。
七是案卷归档不规范。有的行政许可卷宗没有装订归档，有的卷宗存在卷皮不规范、没有卷内目录、卷内目录填写不规范、材料排列无序、页码位置不准确、没有逐页编号、纸张规格不统一和装订不整齐等问题。
二、存在问题的主要原因
一是重视不够，认识不到位。确实把规范行政许可案卷，提高行政许可案卷质量作为提升本部门依法行政工作重要途径的认识还不够。部分领导只注重建设项目是否有经人防主管部门审批，而对行政许可事项审批的内容、要素和文书制作及案卷归档等重视不够，对案卷归档的人力和资金投入也不足，影响行政许可案卷质量整体提升。
二是文书格式不统一。全市各县（市、区）人防部门的行政许可文书没有统一格式，存在内容不规范、格式不一致、文书材料不齐全等问题，使得全市各县（市、区）人防部门的行政许可从申请、受理、审查、决定和送达等阶段的文书要素不齐全、内容不规范。
三是整改不到位。有些人防部门对案卷评查中指出的问题，没及时采取切实有效的措施，认真进行整改到位，问题长期存在，得不到有效解决，存在为应付案卷评查，只装订一份卷宗报送评查，其它卷宗仍无装订归档，有的连续三年评查存在同一问题仍没整改现象，使得案卷质量得不到有效改进。
三、提高案卷质量的措施
一是加强领导，提高认识。充分认识到规范行政执法案卷，提高案卷质量是规范行政执法行的重要内容，是提高本部门依法行政工作的重要方法和途径。要把如何提高案卷质量，列入本单位的重要工作日程，加强领导，精心组织，落实到位。
二是要规范文书，提高质量。严格按照《行政许可法》和各地政府法制部门制定的《行政许可案卷评查标准》等有关规定，进一步规范行政许可的申请、受理、审查、决定和送达等阶段相关文书的制作，使行政许可文书的内容规范和格式统一。
1、规范文书的内容。收件清单要有收件日期、承办人签名和申请人或代理人签名等；对申请材料的审查书要有审查人员签注审查意见和审查日期等；准予行政许可决定书要有申请人姓名或者单位名称、地址，有行政许可的种类和依据，有准予许可的明确表示等；送达文书要有送达地点、送达时间、送达人、被送达人和送达文书名称等。
2、统一文书的格式。行政许可文书主要采用填空式和表格式两种形式，主要统一行政许可文书的内容、名称、文号和纸张规格等，避免出现行政许可文书相混、名称不一致、规格不统一和缺少文号等问题。
三是做好归档，规范卷宗。认真做好卷宗的制作和归档工作，制定规范化的案卷制作和归档标准，并及时将卷宗归档保存，提高行政许可案卷归档质量。一是指定专人负责，指定一名工作人员专门负责行政执法案卷的整理、归档和保管工作；二是强化归档要求，做到一案一卷，使用统一卷皮，卷内目录填写规范，封面填写规范，材料排列有序，装订整齐，纸张规格统一等；三是及时归档保存，定期每月或每个季度对办理完的案卷，要及时进行装订归档，入库保存。
四是认真整改，提升质量。要以每年开展行政执法案卷评查为契机，认真总结经验，查找人防行政许可案卷存在的问题和不足，对评查中指出的问题，要及时采取切实有效的措施，逐项进行认真整改，切实提高人防行政许可案卷整体质量，使每个人防行政许可案卷做到要素齐全、程序合法、归档规范。
五是健全制度，落实责任。建立、健全以提高人防行政许可质量、规范执法行为和推进人防法制建设的案卷评查机制，将案卷评查制度作为一种内部监督形式固定下来。采取定期或抽查的形式进行行政执法监督，对弄虚作假、整改不到位和拒绝参加案卷评的单位，将给予通报批评。
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